योजना भनेको के हो?

योजना भनेको भविष्यमा गरिने कार्यका सम्बन्धमा अग्रिम रूपमा सोच्ने, के गर्ने, किन गर्ने, कसरी गर्ने, कहिले गर्ने, कहाँ गर्ने र कसले गर्ने भन्ने विषयमा निर्णय गरी कार्यको रूपरेखा तयार पार्ने प्रक्रिया हो।

योजनाले संगठनलाई भविष्यतर्फ मार्गदर्शन गर्दछ र संगठनका उद्देश्य प्राप्त गर्न आवश्यक क्रियाकलापहरूलाई व्यवस्थित रूपमा अगाडि बढाउन सहयोग गर्दछ।

योजनाको आवश्यकता वा औचित्य

१) लक्ष्यमा केन्द्रित

योजनाले संगठनका सम्पूर्ण कार्यहरूलाई पूर्वनिर्धारित लक्ष्यतर्फ केन्द्रित गर्दछ। योजनाको माध्यमबाट संगठनका क्रियाकलापहरूलाई निश्चित दिशामा अघि बढाउन सकिन्छ।

२) जोखिम न्यूनीकरण

भविष्य अनिश्चित हुने भएकाले योजनाले सम्भावित जोखिम, समस्या तथा परिवर्तनको पूर्वानुमान गरी आवश्यक तयारी गर्न सहयोग गर्दछ। यसबाट संगठनले जोखिम कम गर्न सक्छ।

३) प्रभावकारी निर्णयका लागि

योजनाले विभिन्न विकल्पहरूको अध्ययन तथा विश्लेषण गर्न मद्दत गर्दछ। उपयुक्त विकल्प छनोट गरी प्रभावकारी निर्णय लिन सजिलो हुन्छ।

४) अनुगमन तथा नियन्त्रण

योजनामा निश्चित लक्ष्य, कार्य र समय निर्धारण गरिएको हुन्छ। त्यसैका आधारमा वास्तविक कार्यसम्पादनको तुलना गरी नियन्त्रण तथा सुधार गर्न सकिन्छ।

५) समन्वय स्थापना

योजनाले संगठनका विभिन्न विभाग, व्यक्ति तथा साधनहरूबीच समन्वय कायम गर्न मद्दत गर्दछ। यसले दोहोरो कार्य र स्रोतको दुरुपयोग कम गर्दछ।

योजना प्रक्रिया (Planning Process)

योजना निर्माण एक क्रमबद्ध प्रक्रिया हो। स्रोत नोटमा प्रस्तुत चरणहरूलाई तल क्रमबद्ध रूपमा राखिएको छ:

1. अवसरहरूको पहिचान: संगठनको आन्तरिक तथा बाह्य वातावरणको अध्ययन गरी उपलब्ध अवसर, सम्भावना, समस्या र चुनौतीहरूको पहिचान गरिन्छ। यस चरणले योजना निर्माणको आधार तयार गर्दछ।
2. उद्देश्य निर्धारण: संगठनले प्राप्त गर्न चाहेको परिणामलाई स्पष्ट रूपमा निर्धारण गरिन्छ। उद्देश्यले योजना निर्माणको दिशा, कार्यको सीमा र अपेक्षित परिणाम निर्धारण गर्दछ।
3. योजनाका मान्यताहरूको पहिचान: भविष्यमा हुन सक्ने अवस्था, वातावरण, स्रोत, नीतिगत परिवर्तन आदि सम्बन्धी आधारभूत मान्यता वा पूर्वधारणाहरू तय गरिन्छ।
4. विकल्पहरूको पहिचान: एउटै लक्ष्य प्राप्त गर्न विभिन्न सम्भावित कार्यविधि वा विकल्पहरू खोजी गरी सूची तयार गरिन्छ।
5. विकल्पहरूको मूल्यांकन: प्रत्येक विकल्पको लागत, लाभ, समय, जोखिम, स्रोत र सम्भावित परिणामको अध्ययन गरी तुलना गरिन्छ।
6. उत्तम विकल्पको छनोट: उपलब्ध विकल्पहरूमध्ये उद्देश्य प्राप्त गर्न सबैभन्दा उपयुक्त, व्यावहारिक र लाभदायक विकल्प छनोट गरिन्छ।
7. व्युत्पन्न / सहायक योजना निर्माण: मुख्य योजना कार्यान्वयन गर्न आवश्यक विभागीय, सहायक, बजेट, कार्यक्रम तथा कार्यतालिका तयार गरिन्छ।
8. योजना कार्यान्वयन र अनुगमन: योजनालाई व्यवहारमा लागू गरी कार्यप्रगति अनुगमन गरिन्छ र आवश्यकता अनुसार सुधारात्मक कदम चालिन्छ।

योजनाका फाइदाहरू (Benefits of Planning)

१) लक्ष्य प्राप्ति

योजनाले संगठनलाई निश्चित लक्ष्यतर्फ केन्द्रित गरी लक्ष्य प्राप्ति सजिलो बनाउँछ।

२) उचित निर्णय निर्माण

योजनाको माध्यमबाट विकल्पहरूको अध्ययन तथा मूल्यांकन गरिने भएकाले उपयुक्त निर्णय लिन सहयोग पुग्छ।

३) कार्यदक्षतामा वृद्धि

स्रोत, समय र प्रयासको उचित उपयोग हुँदा संगठनको कार्यदक्षता बढ्छ।

४) जोखिम न्यूनीकरण

भविष्यको सम्भावित परिवर्तन र समस्याको पूर्वानुमान भएकाले जोखिम कम गर्न सकिन्छ।

५) प्रभावकारी समन्वय

विभिन्न विभाग तथा कर्मचारीका कामहरूलाई एउटै उद्देश्यतर्फ एकीकृत गर्न सहयोग गर्दछ।

योजनाका सीमाहरू (Pitfalls of Planning)

१) धेरै खर्चिलो प्रक्रिया

योजना निर्माण गर्न अध्ययन, अनुसन्धान, विशेषज्ञ तथा अन्य स्रोत आवश्यक पर्ने भएकाले खर्चिलो हुन सक्छ।

२) बढी समय लाग्ने प्रक्रिया

योजना बनाउन तथ्यांक संकलन, विश्लेषण, विकल्प अध्ययन तथा निर्णय गर्नुपर्ने भएकाले धेरै समय लाग्छ।

३) परिवर्तनलाई बाधा

एक पटक निश्चित योजना तयार भएपछि संगठनका कर्मचारीहरू त्यसैमा निर्भर हुन सक्छन् र अचानक परिवर्तन स्वीकार गर्न कठिन हुन सक्छ।

४) गलत तथा परिवर्तनशील मान्यता

भविष्यसम्बन्धी अनुमान गलत हुन सक्छ। वातावरण, प्रविधि, बजार र नीतिमा हुने परिवर्तनका कारण तयार योजना अप्रभावकारी हुन सक्छ।

५) बाह्य अवरोध

आर्थिक, राजनीतिक, सामाजिक तथा प्राविधिक वातावरणमा अचानक आएको परिवर्तनले योजना कार्यान्वयनमा समस्या उत्पन्न गर्न सक्छ।

योजनाका प्रकारहरू (Types of Planning)

१) रणनीतिक योजना

संगठनको दीर्घकालीन उद्देश्य, दिशा र प्रतिस्पर्धात्मक अवस्थालाई ध्यानमा राखेर उच्च व्यवस्थापनले तयार गर्ने योजना रणनीतिक योजना हो। यसले संगठनको समग्र कार्यदिशा निर्धारण गर्दछ।

२) कार्यनीतिक / ट्याक्टिकल योजना

रणनीतिक योजनालाई कार्यान्वयन गर्न मध्यमस्तरीय व्यवस्थापनले विभागीय वा कार्यगत तहमा तयार गर्ने योजना हो। यसले विभागीय लक्ष्य, स्रोत र कार्यविधि निर्धारण गर्दछ।

३) सञ्चालन / कार्यगत योजना

दैनिक वा अल्पकालीन कार्य सञ्चालन गर्न निम्नस्तरीय व्यवस्थापनले बनाउने योजना हो। यसमा दैनिक काम, समय, जिम्मेवारी र कार्यविधि स्पष्ट गरिन्छ।

निर्णय निर्माणको अर्थ (Meaning of Decision Making)

निर्णय भनेको के हो? विभिन्न विकल्पहरूमध्ये उपयुक्त विकल्प छनोट गर्ने प्रक्रियालाई निर्णय भनिन्छ।

निर्णय निर्माण: समस्या समाधान वा लक्ष्य प्राप्तिका लागि विभिन्न विकल्पहरूको पहिचान, मूल्यांकन र छनोट गर्ने प्रक्रियालाई निर्णय निर्माण भनिन्छ।

निर्णय निर्माणको महत्व (Importance of Decision Making)

१) संगठनका उद्देश्य प्राप्त गर्न

संगठनले उद्देश्य प्राप्त गर्न दैनिक तथा दीर्घकालीन विभिन्न निर्णय लिनुपर्छ। उचित निर्णयले संगठनलाई लक्ष्यतर्फ अघि बढाउँछ।

२) संगठनका नीति तथा योजना निर्माण गर्न

नीति, योजना, कार्यक्रम तथा कार्यविधि तय गर्न निर्णय आवश्यक हुन्छ। व्यवस्थापनका हरेक तहमा निर्णय निर्माण महत्वपूर्ण हुन्छ।

३) व्यवस्थापकीय कार्यसम्पादनको आधार

योजना, संगठन, निर्देशन, समन्वय र नियन्त्रण सबै कार्यमा निर्णयको भूमिका हुन्छ। त्यसैले निर्णय व्यवस्थापनको आधारभूत कार्य हो।

४) व्यवस्थापकीय सफलता

व्यवस्थापकले समस्याको सही पहिचान र उपयुक्त विकल्प छनोट गर्न सकेमा व्यवस्थापकीय सफलता प्राप्त हुन्छ।

५) अवसरको उपयोग

समयमै उचित निर्णय लिएर संगठनले उपलब्ध अवसरको उपयोग गर्न सक्छ।

निर्णय निर्माणका प्रकारहरू (Types of Decision Making)

१) कार्यगत / नियमित निर्णय

दैनिक र दोहोरिने समस्यासँग सम्बन्धित निर्णयहरू नियमित निर्णय हुन्। यस्ता निर्णय प्रायः स्थापित नीति, नियम तथा कार्यविधिका आधारमा लिइन्छन्।

२) गैर-कार्यगत / अनियमित निर्णय

नयाँ, असामान्य वा जटिल समस्याका लागि लिइने निर्णयहरू हुन्। यस्ता निर्णयमा व्यवस्थापकको अनुभव, विश्लेषण र सिर्जनात्मक सोच आवश्यक हुन्छ।

३) व्यक्तिगत निर्णय

व्यक्तिको व्यक्तिगत आवश्यकता वा हितसँग सम्बन्धित निर्णयलाई व्यक्तिगत निर्णय भनिन्छ।

४) सांगठनिक निर्णय

संगठनको उद्देश्य, नीति, कार्यक्रम र कार्यसम्पादनसँग सम्बन्धित निर्णयलाई सांगठनिक निर्णय भनिन्छ।

५) कार्यनीतिक / रणनीतिक निर्णय

संगठनको दीर्घकालीन दिशा, स्रोतको उपयोग र प्रतिस्पर्धात्मक अवस्थासँग सम्बन्धित निर्णयलाई रणनीतिक निर्णय भनिन्छ।

६) सामूहिक निर्णय

समूह वा समितिका सदस्यहरूबीच छलफल र सहमतिबाट लिइने निर्णय सामूहिक निर्णय हो।

७) व्यक्तिगत / एकल निर्णय

एक व्यक्तिले आफ्नै अधिकार र जिम्मेवारीका आधारमा लिने निर्णय व्यक्तिगत वा एकल निर्णय हो।

निर्णय लिने अवस्था (Decision Making Conditions)

१) निश्चितताको अवस्था

निर्णयकर्तालाई समस्या, विकल्प र परिणामबारे पर्याप्त तथा स्पष्ट जानकारी भएको अवस्थामा लिइने निर्णय निश्चितताको निर्णय हो।

२) जोखिमको अवस्था

निर्णयकर्तालाई सम्भावित विकल्प तथा परिणामको बारेमा केही जानकारी हुन्छ तर परिणाम निश्चित हुँदैन। सम्भावनाका आधारमा निर्णय लिइन्छ।

३) अनिश्चितताको अवस्था

भविष्यको अवस्था, विकल्प वा परिणामबारे पर्याप्त जानकारी उपलब्ध नहुँदा अनुभव, अनुमान वा निर्णयकर्ताको विवेकमा आधारित निर्णय लिनुपर्ने अवस्था हो।

निर्णय निर्माण प्रक्रिया (Decision Making Process)

1. समस्या पहिचान: समस्या वा अवसर के हो भन्ने स्पष्ट रूपमा पहिचान गरिन्छ।
2. समस्याको विश्लेषण: समस्याको प्रकृति, कारण, प्रभाव र सम्बन्धित तथ्यहरूको अध्ययन गरिन्छ।
3. विकल्पहरूको पहिचान: समस्या समाधानका सम्भावित विभिन्न विकल्पहरू खोजिन्छ।
4. विकल्पहरूको मूल्यांकन: प्रत्येक विकल्पको लागत, लाभ, जोखिम, समय र व्यावहारिकताको तुलना गरिन्छ।
5. सर्वोत्तम विकल्पको छनोट: उद्देश्य प्राप्तिका लागि सबैभन्दा उपयुक्त विकल्प छनोट गरिन्छ।
6. निर्णय कार्यान्वयन: छनोट गरिएको विकल्पलाई व्यवहारमा लागू गर्न आवश्यक स्रोत र जिम्मेवारी निर्धारण गरिन्छ।
7. कार्यान्वयनको पुनरावलोकन: निर्णयको परिणाम र प्रभावको समीक्षा गरी आवश्यक सुधार गरिन्छ।

अभ्यास: अति छोटो उत्तर आउने प्रश्नहरू

१) योजनाको अवधारणा दिनुहोस्।

भविष्यमा गर्नुपर्ने कामका सम्बन्धमा अग्रिम रूपमा सोच्ने, उद्देश्य तय गर्ने तथा त्यसलाई प्राप्त गर्न आवश्यक कार्यविधि निर्धारण गर्ने प्रक्रियालाई योजना भनिन्छ।

२) योजनाका समस्याहरू उल्लेख गर्नुहोस्।

• खर्चिलो प्रक्रिया
• बढी समय लाग्ने प्रक्रिया
• परिवर्तनशील वातावरण
• गलत वा परिवर्तनशील मान्यता
• बाह्य अवरोध

३) योजनाका लाभहरू पहिचान गर्नुहोस्।

• लक्ष्य प्राप्ति
• उचित निर्णय निर्माण
• जोखिम न्यूनीकरण
• समन्वय र नियन्त्रण
• कार्यदक्षतामा वृद्धि

४) विभिन्न प्रकारका योजना उल्लेख गर्नुहोस्।

• रणनीतिक योजना
• कार्यनीतिक / ट्याक्टिकल योजना
• सञ्चालन / कार्यगत योजना

५) योजना बनाउनु अघि कार्य केमा केन्द्रित हुनुपर्छ?

योजना तयार गर्दा संगठनका उद्देश्य, उपलब्ध स्रोत, भविष्यको वातावरण, समय, लागत र कार्यान्वयनको व्यावहारिकतामा ध्यान दिनुपर्छ।

६) योजनाका विभिन्न विशेषता उल्लेख गर्नुहोस्।

• लक्ष्यमा केन्द्रित
• भविष्य उन्मुख
• प्राथमिक व्यवस्थापकीय कार्य
• निरन्तर प्रक्रिया
• निर्णय निर्माणसँग सम्बन्धित

७) निर्णय भनेको के हो?

विभिन्न विकल्पहरूमध्ये एउटा उपयुक्त विकल्प छनोट गर्नुलाई निर्णय भनिन्छ।

८) निर्णयका लागि अनिश्चितताको अवस्था के हो?

निर्णय लिने अवस्थामा निर्णयकर्तासँग समस्या, विकल्प र परिणामबारे पर्याप्त तथा निश्चित जानकारी उपलब्ध नहुने अवस्थालाई अनिश्चितताको अवस्था भनिन्छ।

९) कुनै दुई प्रकारका व्यवस्थापकीय निर्णय उल्लेख गर्नुहोस्।

• कार्यगत / नियमित निर्णय
• गैर-कार्यगत / अनियमित निर्णय

१०) निर्णयका विभिन्न अवस्थाहरू के के हुन्?

• निश्चितता
• जोखिमको अवस्था
• अनिश्चितताको अवस्था

११) व्यवस्थापकीय निर्णयको महत्व प्रस्तुत गर्नुहोस्।

• संगठनका उद्देश्य प्राप्ति
• नीति तथा योजना निर्माण
• समस्या समाधान
• अवसरको उपयोग

१२) निर्णय निर्माणका प्रक्रिया उल्लेख गर्नुहोस्।

• समस्या पहिचान
• समस्या विश्लेषण
• विकल्प पहिचान
• विकल्प मूल्यांकन
• उत्तम विकल्प छनोट
• कार्यान्वयन
• पुनरावलोकन

अभ्यास: छोटो उत्तर आउने प्रश्नहरू

१) योजना के हो? योजनाका प्रकार व्याख्या गर्नुहोस्।

योजना भनेको भविष्यमा गरिने कार्यको अग्रिम रूपमा रूपरेखा तयार गर्ने प्रक्रिया हो। संगठनमा मुख्यतः रणनीतिक, कार्यनीतिक र सञ्चालन योजना प्रयोग हुन्छन्।

क) रणनीतिक योजना

उच्च व्यवस्थापनले दीर्घकालीन उद्देश्य र समग्र संगठनका लागि तयार गर्ने योजना।

ख) कार्यनीतिक / ट्याक्टिकल योजना

मध्यम व्यवस्थापनले रणनीतिक योजनालाई कार्यान्वयन गर्न विभागीय स्तरमा तयार गर्ने योजना।

ग) कार्यगत / सञ्चालन योजना

निम्नस्तरीय व्यवस्थापनले दैनिक काम, जिम्मेवारी र कार्यसम्पादनका लागि तयार गर्ने अल्पकालीन योजना।

२) योजना के हो? संगठनका लागि योजना किन महत्वपूर्ण छ?

योजना संगठनको उद्देश्य हासिल गर्न भविष्यमा गरिने कार्यहरू अग्रिम रूपमा तय गर्ने प्रक्रिया हो। यसको महत्व:

• लक्ष्यमा केन्द्रित गर्दछ।
• जोखिम कम गर्दछ।
• स्रोतको सदुपयोग हुन्छ।
• समन्वय र नियन्त्रण सजिलो हुन्छ।
• निर्णय निर्माणमा सहयोग पुग्छ।

३) योजना प्रक्रियाको व्याख्या गर्नुहोस्।

योजना प्रक्रियामा अवसर पहिचान, उद्देश्य निर्धारण, पूर्वधारणा निर्धारण, विकल्प पहिचान, विकल्प मूल्यांकन, उत्तम विकल्प छनोट, सहायक योजना निर्माण तथा कार्यान्वयन/अनुगमन पर्दछन्।

४) योजनाका फाइदा उल्लेख गरी व्याख्या गर्नुहोस्।

• लक्ष्य प्राप्ति: संगठनका कार्यहरू उद्देश्यतर्फ केन्द्रित हुन्छन्।
• जोखिम न्यूनीकरण: भविष्यको अनिश्चितता सामना गर्न तयारी हुन्छ।
• कार्यदक्षतामा वृद्धि: स्रोत र समयको उचित उपयोग हुन्छ।
• प्रभावकारी समन्वय: विभाग र कर्मचारीका काम एकीकृत हुन्छन्।
• उचित निर्णय: विकल्प तुलना गरी उपयुक्त छनोट गर्न मद्दत हुन्छ।

५) योजनाका बेफाइदा / सीमाहरू के के हुन्?

• धेरै खर्चिलो।
• बढी समय लाग्ने।
• परिवर्तनशील वातावरणमा अप्रभावकारी हुन सक्ने।
• गलत पूर्वानुमान वा मान्यताबाट योजना असफल हुन सक्ने।
• बाह्य अवरोधबाट कार्यान्वयन प्रभावित हुन सक्ने।

६) निर्णय निर्माण प्रक्रियामा आवश्यक पर्ने अवस्थाहरू के हुन्?

निर्णय निर्माण सामान्यतः निश्चितता, जोखिम र अनिश्चितताका अवस्थाहरूमा गरिन्छ।

अभ्यास: लामो उत्तर आउने प्रश्नहरू

१) निर्णय निर्माण प्रक्रिया विस्तृत रूपमा व्याख्या गर्नुहोस्।

समस्या पहिचान: सर्वप्रथम समस्या वा अवसर स्पष्ट रूपमा पहिचान गर्नुपर्छ।

समस्याको विश्लेषण: समस्याका कारण, प्रभाव, तथ्य र सीमाहरूको अध्ययन गरिन्छ।

विकल्पहरूको पहिचान: समस्या समाधानका सम्भावित वैकल्पिक उपायहरू तयार गरिन्छ।

विकल्पहरूको मूल्यांकन: प्रत्येक विकल्पको लागत, लाभ, जोखिम, समय र परिणामको तुलना गरिन्छ।

सर्वोत्तम विकल्पको छनोट: मूल्यांकनका आधारमा सबैभन्दा प्रभावकारी विकल्प छानिन्छ।

निर्णय कार्यान्वयन: निर्णयलाई व्यवहारमा उतार्न जिम्मेवारी, स्रोत र समय निर्धारण गरिन्छ।

कार्यान्वयनको पुनरावलोकन: निर्णयको परिणामको समीक्षा गरी आवश्यक सुधारात्मक कदम चालिन्छ।

२) व्यवस्थापकीय निर्णयका प्रकार व्याख्या गर्नुहोस्।

• कार्यगत निर्णय: नियमित, दोहोरिने र दैनिक कार्यसँग सम्बन्धित निर्णय।
• गैर-कार्यगत निर्णय: नयाँ, असामान्य तथा जटिल समस्यासँग सम्बन्धित निर्णय।
• रणनीतिक निर्णय: संगठनको दीर्घकालीन दिशा र प्रमुख उद्देश्यसँग सम्बन्धित।
• सांगठनिक निर्णय: संगठनको हित र कार्यसम्पादनसँग सम्बन्धित।
• व्यक्तिगत निर्णय: व्यक्तिको निजी आवश्यकतासँग सम्बन्धित।
• समूहगत निर्णय: समिति वा समूहद्वारा छलफल गरी लिइने निर्णय।

३) निर्णय लिनु भनेको के हो? व्यवस्थापकीय निर्णयको महत्व व्याख्या गर्नुहोस्।

विभिन्न सम्भावित विकल्पहरूमध्ये सबैभन्दा उपयुक्त विकल्प छनोट गर्ने कार्य निर्णय निर्माण हो। व्यवस्थापकले योजना, संगठन, निर्देशन, समन्वय र नियन्त्रण सबै कार्यमा निर्णय गर्नुपर्छ। उचित निर्णयले लक्ष्य प्राप्ति, स्रोतको सदुपयोग, समस्या समाधान, अवसर उपयोग तथा व्यवस्थापकीय सफलता हासिल गर्न सहयोग गर्दछ।