१) संगठनको परिभाषा दिनुहोस्। संगठनको महत्व वर्णन गर्नुहोस्।

संगठन: संगठनका विभिन्न कार्यलाई कर्मचारीको निश्चित आधारमा विभाजन गर्ने तथा कार्यसम्पादनका क्रममा लिनुपर्ने निर्णय लिन सक्ने अधिकार प्रत्यायोजन गर्ने प्रक्रियालाई संगठन भनिन्छ।

संगठनको महत्व

• एकरूप र प्रभावकारी व्यवस्थापन
• विशिष्टीकरणमा सहजता
• कार्य दोहोरिने तथा नदोहोरिने अवस्थाको नियन्त्रण
• मानव संसाधनको अधिकतम सदुपयोग
• समन्वयको आधार
• उत्पादकत्व र कार्य सन्तुष्टि
• सञ्चार संयन्त्र स्थापना गर्न सहयोग

२) संगठन भनेको के हो? संगठनका विभिन्न सिद्धान्तहरू छोटकरीमा वर्णन गर्नुहोस्।

संगठन भनेको संगठनका विभिन्न कार्यलाई कर्मचारीको विशिष्टीकरणका आधारमा विभाजन गर्ने तथा कार्यसम्पादनका क्रममा लिनुपर्ने निर्णय लिन सक्ने अधिकार प्रत्यायोजन गर्ने प्रक्रिया हो।

संगठनका विभिन्न सिद्धान्तहरू तल प्रस्तुत गरिएको छ:

क) उद्देश्यमा एकताको सिद्धान्त

संगठनले के हासिल गर्ने वा कहाँ पुग्ने भन्ने विषय नै संगठनको निश्चित उद्देश्य हुन्छ। संगठन कार्य गर्दा हरेक एकाइ, विभाग तथा शाखाका उद्देश्य संगठनको मूल उद्देश्यसँग प्रत्यक्ष मिल्नुपर्दछ।

ख) विशिष्टीकरणको सिद्धान्त

संगठनमा कामको बाँडफाँडलाई विशिष्टीकरणको सिद्धान्त भनिन्छ। संगठनमा कार्य विभाजन गर्दा तथा उत्तरदायित्व सुपुर्द गर्दा व्यक्तिको अनुभव, सिप, क्षमता आदिलाई आधार बनाउनुपर्दछ।

ग) समन्वयको सिद्धान्त

संगठनमा आबद्ध कर्मचारीलाई काम मिलाएर काम गर्नुपर्ने हुन्छ। लक्ष्य प्राप्त गर्नका लागि कामको विभाजन गरी सम्बन्धित कार्य समूह तयार गर्दै प्रत्येक व्यक्ति, एकाइ वा विभागका साझा स्रोत र सम्बन्धलाई समन्वय गर्नुपर्दछ।

घ) आदेशमा एकताको सिद्धान्त

एक कर्मचारीले एक समयमा एक जना अधिकारीबाट मात्र आदेश पाउने व्यवस्था हुनुपर्दछ। एकै कर्मचारीले एकभन्दा बढी अधिकारीबाट आदेश पाएमा द्विविधा सिर्जना हुन सक्छ।

ङ) निरन्तरताको सिद्धान्त

हरेक संगठनका बाह्य तथा आन्तरिक वातावरणीय तत्वहरू परिवर्तनशील स्वरूपका हुन्छन्। संस्थाले आफ्ना क्रियाकलापहरू परिवर्तनशील वातावरणअनुसार गतिशील बनाउनुपर्दछ। स्थिर नीति, रणनीति तथा योजनामा मात्र चल्ने संस्थाले आफ्ना लक्ष्यहरू हासिल गर्न नसक्ने भएकाले संगठन कार्य निरन्तर प्रक्रिया हो।

३) संगठन प्रक्रियाका विभिन्न चरणहरूको छोटकरीमा वर्णन गर्नुहोस्।

संगठन प्रक्रियाका विभिन्न चरणहरू निम्न छन्:

1. उद्देश्य निर्धारण: केका लागि स्थापना गरिएको हो भन्ने संगठनले स्पष्ट गर्नुपर्दछ। संगठनका समग्र तथा उप-इकाइका उद्देश्य तयार गरिन्छ।
2. कार्य पहिचान तथा विभाजन: विभिन्न कार्य, उत्पादन कार्य, क्रियाकलाप आदि पहिचान गरी पूरा गर्नुपर्ने कामहरू स्पष्ट गरिन्छ र कार्य विभाजन गरिन्छ।
3. विभागीकरण: समान प्रकृतिका कार्यलाई समूहिकरण वा एकत्रित गरी विभाग बनाइन्छ। कार्य, वस्तु, क्षेत्र, ग्राहक, प्रक्रिया, समय आदि आधारमा विभागीकरण हुन सक्छ।
4. उत्तरदायित्व निर्धारण तथा अधिकार प्रत्यायोजन: विभागीकरणपछि संगठनमा कार्य गर्नका निम्ति विभिन्न पदहरूको सिर्जना गरिन्छ। प्रत्येक पद वा कर्मचारीलाई जिम्मेवारी र सो काम पूरा गर्न आवश्यक अधिकार प्रदान गरिन्छ।
5. कार्यमा सञ्चार तथा समन्वय स्थापना: संगठनमा काम गर्ने कर्मचारी तथा कार्यसमूहबीच प्रभावकारी सञ्चार र समन्वय कायम गरिन्छ ताकि सामूहिक कार्य प्रभावकारी रूपमा सम्पन्न होस्।

४) संगठन संरचनाका विभिन्न फाइदा तथा बेफाइदाहरू वर्णन गर्नुहोस्।

संगठन संरचनाका फाइदाहरू

१) स्पष्ट जिम्मेवारी र भूमिकाको निर्धारण

कार्य गर्ने व्यक्तिले आफ्नो कर्तव्य के हो भन्ने कुरा स्पष्ट रूपमा थाहा पाउँछ।

२) सञ्चारमा सहजता

एक निश्चित संरचनाले सूचना प्रवाहलाई सहज र व्यवस्थित बनाउँछ।

३) कार्यको दक्षता बढ्छ

समान प्रकृतिका कार्यहरू एउटै ठाउँमा केन्द्रित हुँदा कार्य सञ्चालन सहज भई दक्षता बढ्छ।

४) नियन्त्रण र व्यवस्थापन गर्न सजिलो

निश्चित जिम्मेवारी र संरचनाका कारण कामको व्यवस्थापन, निर्देशन तथा नियन्त्रण सजिलो हुन्छ।

संगठन संरचनाका बेफाइदाहरू

१) लचिलोपनको कमी

कठोर संरचनामा काम गर्दा नयाँ विचारहरू लागू गर्न गाह्रो हुन सक्छ।

२) ढिलासुस्ती

धेरै तहहरू हुँदा निर्णय लिन ढिला हुन सक्छ।

३) कर्मचारीहरूमा असन्तुष्टि

यदि जिम्मेवारी समान वा उचित रूपमा नबाँडिएको भए कर्मचारीमा असन्तुष्टि उत्पन्न हुन सक्छ।

४) अत्यधिक विशिष्टीकरण

एक व्यक्ति एउटै काममा मात्र सीमित हुँदा व्यापक ज्ञानको अभाव हुन सक्छ।

५) अधिकार प्रत्यायोजन, उत्तरदायित्व तथा जवाफदेही बुझ्नुहोस्।

अधिकार प्रत्यायोजन

संगठनमा सम्पादन गर्नुपर्ने कार्यहरू व्यवस्थापक तथा कर्मचारीलाई हस्तान्तरण गरिन्छ। हरेक किसिमका कार्यसम्पादन गर्न आवश्यक पर्ने निर्णय लिन सक्ने अधिकार समेत दिइने प्रक्रियालाई अधिकार प्रत्यायोजन भनिन्छ।

उत्तरदायित्व

कुनै कर्मचारी तथा व्यक्तिलाई सुम्पिएका विभिन्न किसिमका कार्यहरू उनीहरूले जिम्मेवारीपूर्वक सम्पन्न गर्नुपर्ने नैतिक बाध्यतालाई उत्तरदायित्व भनिन्छ।

जवाफदेही

आफूलाई दिइएको काम, अधिकार र उत्तरदायित्वअनुसार भएको परिणामका बारेमा सम्बन्धित उच्च अधिकारीसमक्ष उत्तर दिनुपर्ने अवस्थालाई जवाफदेही भनिन्छ।

६) विभागीकरण भनेको के हो? कार्यको आधार तथा भौगोलिक आधारमा विभागीकरणका उदाहरण दिनुहोस्।

विभागीकरण: संगठनले आफ्नो लक्ष्य हासिल गर्नका लागि संगठनका समान प्रकृतिका कार्य, उद्देश्य वा क्षमताअनुसार विभिन्न समूहमा विभाजन गर्ने प्रक्रियालाई विभागीकरण भनिन्छ।

कार्यको आधारमा विभागीकरण

कार्यको समानताको आधारमा क्रियाकलापहरूलाई समूह बनाई विभाग बनाइन्छ। स्रोतमा प्रस्तुत उदाहरणहरू:

• उत्पादन विभाग
• बिक्री विभाग
• मानव संसाधन विभाग
• वित्त विभाग
• खरिद विभाग

भौगोलिक आधारमा विभागीकरण

व्यावसायिक कारोबार हुने भौगोलिक क्षेत्र वा स्थानका आधारमा विभाग, शाखा वा कार्य इकाइ विभाजन गर्ने प्रणालीलाई भौगोलिक आधारमा विभागीकरण भनिन्छ।

७) संगठन संरचना भनेको के हो? विभिन्न किसिमका संगठन संरचनाहरू छोटकरीमा वर्णन गर्नुहोस्।

संगठन संरचना: कुनै पनि संगठनभित्र विभिन्न पद, विभाग र कार्यहरूलाई कसरी व्यवस्थित र समन्वय गरिएको छ भन्ने प्रणालीलाई संगठन संरचना भनिन्छ। यसले संगठनका लक्ष्यहरू प्राप्त गर्न अधिकार, जिम्मेवारी र सूचनाको प्रवाहको ढाँचा निर्धारण गर्दछ।

१) रेखा संगठन संरचना

रेखा संगठन संरचना परम्परागत तथा सिधा सरल संरचना हो। यसमा अधिकार माथिबाट तलतिर क्रमशः प्रवाह हुन्छ। स्रोतमा यसलाई सैनिक संगठनसँग समेत तुलना गरिएको छ।

२) कार्यात्मक संगठन संरचना

संगठनमा सम्पादन गर्नुपर्ने कार्यको विभाजन गरी विशिष्टीकरणका आधारमा अधिकार प्रत्यायोजन गरिएको संरचनालाई कार्यात्मक संगठन संरचना भनिन्छ।

३) मेट्रिक्स संगठन संरचना

मेट्रिक्स संगठन संरचना आधुनिक संगठन संरचना हो। यस संरचनामा विशेष समस्या समाधान वा निश्चित कामका लागि विभिन्न कार्यक्षेत्रका व्यक्तिहरूलाई एकसाथ प्रयोग गरिन्छ। समस्या वा काम सम्पन्न भएपछि उक्त अस्थायी संयोजन समाप्त हुन सक्छ।

८) प्रभावकारी अधिकार प्रत्यायोजन गर्ने उच्च व्यवस्थापकसँग सम्बन्धित चुनौतीहरू वर्णन गर्नुहोस्।

क) आत्मविश्वासको कमी

मातहतका कर्मचारीमा निश्चित जिम्मेवारी पूरा गर्न सक्ने आत्मविश्वास नहुँदा अधिकार प्रत्यायोजन प्रभावकारी हुन कठिन हुन्छ।

ख) प्रोत्साहनको अभाव

पुरस्कार, बढुवा, पद, मान, दर्जा आदि जस्ता प्रोत्साहनको कमी हुँदा कर्मचारीमा प्रेरणा कम हुन सक्छ।

ग) सूचना तथा सञ्चारको कमी

कुनै पनि कार्यसम्पादनका निम्ति आवश्यक सूचना तथा सञ्चार पर्याप्त हुनुपर्दछ। सूचना अभावले अधिकार प्रयोग र कार्यसम्पादन कमजोर बनाउन सक्छ।

घ) आलोचना हुने डर

उत्तरदायित्व लक्ष्यअनुसार पूरा गर्न नसकिने डर वा आलोचना हुने भयका कारण कर्मचारी अधिकार ग्रहण गर्न हिच्किचाउन सक्छन्।

ङ) उच्च व्यवस्थापकमा भर पर्ने बानी

अधिक कर्मचारी उच्च व्यवस्थापकलाई सोधेर उनीहरूले अह्राएको काम मात्र गर्न रुचाउँदा अधिकार प्रत्यायोजनको प्रभावकारिता घट्न सक्छ।

९) विभागीकरणका विभिन्न विधिहरू वर्णन गर्नुहोस्।

विभागीकरणका विभिन्न विधिहरू तल प्रस्तुत गरिएको छ:

क) कार्यको आधारमा

कार्य विभाजन गरी समान प्रकृतिका क्रियाकलापहरूको समूहिकरणका आधारमा विभागीकरण गरिन्छ।

ख) वस्तु वा सेवाको आधारमा

धेरै प्रकारका वस्तु वा सेवा उत्पादन हुने ठूला संस्थाहरूमा वस्तु वा सेवाको आधारमा विभागीकरण गरिन्छ।

ग) ग्राहकको आधारमा

ग्राहकको वर्ग, रुचि तथा चाहनालाई सम्बोधन गर्न ग्राहकको आधारमा विभाग विभाजन गरिन्छ।

घ) समयको आधारमा

विभिन्न संस्थामा समय वा कार्य सिफ्टका आधारमा वस्तु तथा सेवा उत्पादन र वितरण गर्ने अवस्थामा समयका आधारमा विभागीकरण गरिन्छ।

ङ) प्रक्रियाको आधारमा

कुल उत्पादन कार्यलाई उत्पादनका विभिन्न चरणमा विभाजन गरी प्रत्येक चरण वा प्रक्रियाका आधारमा विभागीकरण गरिन्छ।

च) भौगोलिक क्षेत्रका आधारमा

व्यावसायिक कारोबार हुने स्थान, क्षेत्र वा बजारको आधारमा शाखा वा विभाग छुट्याउने विधिलाई भौगोलिक आधारमा विभागीकरण भनिन्छ।

१०) कुन आधारमा अधिकार प्रत्यायोजन र विकेन्द्रीकरणका बीचमा फरक छुट्याउन सकिन्छ?

११) रेखा संगठन र रेखा तथा कर्मचारी संगठनको फरक छुट्याउनुहोस्।

१२) अधिकार विकेन्द्रीकरण भन्नाले के बुझिन्छ? अधिकार विकेन्द्रीकरणका फाइदाहरू व्याख्या गर्नुहोस्।

अधिकार विकेन्द्रीकरण: कार्यसम्पादनका सम्बन्धमा हरेक व्यक्तिलाई विभिन्न निर्णय निर्माण प्रक्रियामा सहभागी गराउने व्यवस्थालाई विकेन्द्रीकरण भनिन्छ।

फाइदाहरू

• सहभागिता र सहयोग: संगठनलाई सफल र सक्षम हुन मद्दत पुर्‍याउँछ।
• कर्मचारीको कार्यक्षमता विकास: कर्मचारीलाई कार्यसँग सम्बन्धित निर्णय लिन पाउने अवसर हुँदा उनीहरूको कार्यदक्षता तथा निर्णय निर्माण क्षमतामा सकारात्मक वृद्धि हुन्छ।
• उच्च तहका व्यवस्थापकको कार्यभार कम: माथिल्लो तहका व्यवस्थापकले सबै साना निर्णय आफैँ लिनु नपर्ने भएकाले उनीहरूको कार्यभार घट्छ।
• कर्मचारीलाई हौसला: निर्णयमा सहभागिता हुँदा कर्मचारीमा हौसला र उत्प्रेरणा बढ्छ।
• लक्ष्य प्राप्तिमा सहयोग: संगठनले निर्दिष्ट लक्ष्यहरू समयमै हासिल गर्न सहयोग पुग्छ।

१३) संगठनहरूमा अधिकारको प्रत्यायोजन किन महत्वपूर्ण हुन्छ?

संगठनमा अधिकारको प्रत्यायोजनको महत्व निम्न छ:

१) कार्यभार घटाउँछ

व्यवस्थापकको कार्यभार कम हुन्छ र उनीहरूलाई रणनीतिक योजना तथा महत्वपूर्ण निर्णयहरूमा ध्यान केन्द्रित गर्न मद्दत गर्दछ।

२) नेतृत्व विकास

यसले भविष्यमा नेता तथा व्यवस्थापक बन्ने क्षमता भएका कर्मचारीहरूको व्यावसायिक कौशल विकास गर्न अवसर प्रदान गर्दछ।

३) सञ्चारमा सुधार

तल्लो तहका कर्मचारीहरू निर्णय प्रक्रियामा सहभागी हुँदा संगठनको सञ्चारमा सुधार आउँछ।

४) जिम्मेवारीको विकास

प्रत्यायोजित अधिकारसँगै जिम्मेवारी पनि बढ्ने हुँदा कर्मचारीहरू आफ्ना कामप्रति बढी जिम्मेवार हुन्छन्।

५) कर्मचारी विकास

कर्मचारीहरूलाई नयाँ जिम्मेवारी वहन गर्ने र सिप तथा क्षमता विकास गर्ने अवसर प्राप्त हुन्छ।