अभ्यास

१) नियन्त्रणको परिभाषा लेख्नुहोस्।

नियन्त्रण भन्नाले संगठनले बनाएको योजना र लक्ष्यअनुसार कार्य भइरहेको छ कि छैन भनी कार्यहरूको परीक्षण गर्ने प्रक्रिया हो। यदि कुनै कार्य योजना अनुसार नभएको भए त्यसलाई सुधार गर्ने कार्य पनि नियन्त्रण हो।

२) पूर्व नियन्त्रण भनेको के हो?

पूर्व नियन्त्रण भनेको कार्य सुरु गर्नुअघि सम्भावित समस्या पत्ता लगाएर समस्या उत्पन्न हुनुअघि नै नियन्त्रण गर्ने प्रक्रिया हो। यसले गल्ती हुन नदिन मद्दत गर्दछ।

३) नियन्त्रणका विशेषताहरू उल्लेख गर्नुहोस्।

१) उपयुक्तता

नियन्त्रण प्रणाली संगठनको आकार, प्रकृति, विभिन्न अवस्था, सम्पन्न गर्नुपर्ने कार्य, कर्मचारी संख्या तथा उपलब्ध स्रोत-साधनका आधारमा उपयुक्त हुनुपर्दछ।

२) सरलता

नियन्त्रण प्रक्रिया बुझ्न र कार्यान्वयन गर्न सकिने सरल हुनुपर्दछ। जटिल नियन्त्रण प्रणाली कर्मचारीलाई बुझ्न गाह्रो हुन सक्छ र गल्तीको सम्भावना बढ्न सक्छ।

३) उद्देश्य उन्मुख

हरेक संगठनले आफ्ना निश्चित लक्ष्य तथा उद्देश्य स्थापना गरेको हुन्छ। नियन्त्रणले संगठनका कार्यलाई ती लक्ष्य हासिल गर्नेतर्फ केन्द्रित गर्नुपर्दछ।

४) मितव्ययी

नियन्त्रण प्रणालीमा व्यवस्थापक तथा उपलब्ध स्रोत-साधनको सही प्रयोग हुनुपर्दछ। नियन्त्रणका निम्ति संगठनले आवश्यकताभन्दा बढी खर्च गर्नुहुँदैन।

५) व्यापक

नियन्त्रण प्रणाली प्रभावकारी हुनका निम्ति संगठनका विभिन्न तह तथा कार्यक्षेत्रमा लागू हुन सक्ने व्यापक प्रकृतिको हुनुपर्दछ।

४) नियन्त्रण कार्य व्यवस्थापनका अन्य कार्यका तुलनामा किन महत्वपूर्ण छ? स्पष्ट गर्नुहोस्।

१) योजना कार्यान्वयन

योजनालाई प्रभावकारी रूपमा कार्यान्वयन गराउन नियन्त्रण महत्वपूर्ण हुन्छ। व्यवस्थापकले सुधारात्मक उपाय अपनाई कर्मचारीलाई मार्गनिर्देशन तथा निर्देशन प्रदान गर्न सक्छन्।

२) विकेन्द्रीकरणलाई सहयोग

कार्यको सम्बन्धमा निर्णय लिने अधिकार तथा जिम्मेवारी व्यवस्थापक तथा कर्मचारीलाई दिइएपछि उनीहरूले गरेका कार्यको अनुगमन आवश्यक हुन्छ। नियन्त्रणले विकेन्द्रीकरणको मात्रालाई प्रभावकारी बनाउन सहयोग गर्दछ।

३) प्रभावकारी कार्यसम्पादन

काम सही तरिकाले भइरहेको छ कि छैन भन्ने परीक्षण तथा मापन गरी कमी-कमजोरी भए आवश्यक पहल गर्नुपर्ने भएकाले नियन्त्रणले कार्यसम्पादन प्रभावकारी बनाउन मद्दत गर्दछ।

४) समन्वयको आधार

नियन्त्रणले संगठनात्मक लक्ष्य हासिल गर्न संगठनका हरेक अंग, शाखा, विभाग, एकाइ, तह, व्यवस्थापक तथा कर्मचारीबीच समन्वय कायम गर्न सहयोग गर्दछ।

५) कर्मचारीमा नैतिकता / जिम्मेवारी विकास

नियन्त्रणमार्फत वास्तविक कार्यसम्पादन मापन हुँदा कर्मचारीले आफ्नो जिम्मेवारी पूरा गर्न सचेत हुन्छन् र कार्यप्रति जिम्मेवारी तथा नैतिकता विकास गर्न सहयोग पुग्छ।

५) नियन्त्रण प्रक्रियालाई छोटकरीमा उल्लेख गर्नुहोस्।

नियन्त्रण प्रक्रियाका चरणहरू निम्न प्रकार छन्:

1. कार्यसम्पादन स्तर निर्धारण: नियन्त्रणका लागि पहिलो चरणमा अपेक्षित कार्यसम्पादन स्तर वा मापदण्ड निर्धारण गरिन्छ। कार्यको प्रकृति अनुसार परिमाणात्मक वा गुणात्मक स्तर तयार गर्न सकिन्छ।
2. वास्तविक कार्यसम्पादन मापन: दोस्रो चरणमा संगठनमा भइरहेको वास्तविक कार्यको मापन गरिन्छ। यस चरणमा कर्मचारीको वास्तविक व्यवहार तथा कार्यसम्पादन सम्बन्धी तथ्य संकलन गरिन्छ।
3. वास्तविक कार्यको तुलना: वास्तविक कार्यसम्पादनलाई निर्धारण गरिएको वा अपेक्षित कार्यसम्पादन स्तरसँग तुलना गरिन्छ।
4. फरक वा भिन्नताको कारणको विश्लेषण: वास्तविक कार्यसम्पादन र निर्धारित मापदण्डबीच फरक देखिएमा त्यस फरकको कारण पत्ता लगाइन्छ।
5. सुधारात्मक क्रियाकलाप अपनाउनु: नियन्त्रणको अन्तिम तथा महत्वपूर्ण चरणमा भिन्नता उत्पन्न गराउने कारण पहिचान गरी त्यसलाई हटाउन आवश्यक सुधारात्मक कार्य अपनाइन्छ।

६) नियन्त्रणका प्रकार र प्रक्रियाको व्याख्या गर्नुहोस्।

नियन्त्रण प्रक्रिया

१) कार्यसम्पादन स्तर निर्धारण

नियन्त्रण कार्यको प्रारम्भ प्रत्येक कार्यको कार्यसम्पादन स्तर निर्धारणसँगै हुन्छ। उक्त कार्यको तुलनाका लागि मापदण्ड तयार गरिन्छ।

२) वास्तविक कार्यसम्पादन मापन

नियन्त्रणको दोस्रो चरणमा संगठनमा भइरहेको वास्तविक मापन गरिन्छ। यस चरणमा कर्मचारीमा भइरहेको वास्तविक व्यवहार तथा वास्तविक कार्यसम्पादन मापन गरिन्छ।

३) वास्तविक कार्यको तुलना

नियन्त्रण कार्यको तेस्रो चरणमा वास्तविक कार्यसम्पादनलाई निर्धारित वा लक्षित स्तरसँग तुलना गरिन्छ।

४) फरक वा भिन्नताको कारणको विश्लेषण

वास्तविक कार्यसम्पादन र निर्धारित सम्पादन स्तरबीच फरक पर्नुको कारण पत्ता लगाइन्छ।

५) सुधारात्मक क्रियाकलाप अपनाउनु

नियन्त्रण कार्यको अन्तिम तथा निकै महत्वपूर्ण चरणमा फरकको कारण पत्ता लगाइसकेपछि ती कारण निराकरण गर्न विभिन्न सुधारात्मक कार्य अपनाइन्छ।