पाठ ७.१: उत्प्रेरणा (Motivation)

अभ्यास — तलका प्रश्नहरूको उत्तर लेख्नुहोस्।

१) उत्प्रेरणाको अर्थ बताउनुहोस्।

कर्मचारीलाई विभिन्न तरिकाले प्रेरित गर्दै कर्मचारीलाई संगठनका लक्ष्य हासिल गर्न मानसिक तथा शारीरिक रूपमा तत्पर बनाउने प्रक्रिया नै उत्प्रेरणा हो।

२) कर्मचारी उत्प्रेरणाका उपायहरू उल्लेख गर्नुहोस्।

सकारात्मक उत्प्रेरणा

यदि कर्मचारीलाई विभिन्न प्रकारका पुरस्कार दिएर उत्प्रेरित गरियो भने उनीहरूमा काम, व्यवस्थापक तथा संगठनप्रति सकारात्मक धारणा उत्पन्न हुन्छ। उनीहरूले आफ्नो प्रयास र क्षमता भरपूर रूपमा लगाउँछन्।

नकारात्मक उत्प्रेरणा

कर्मचारीलाई अनुशासनमा राख्ने उद्देश्यले विभिन्न किसिमका बाह्य दबाब, डर, धम्की वा दण्डसम्बन्धी उपाय अपनाउने प्रक्रियालाई नकारात्मक उत्प्रेरणा भनिन्छ। यस्तो उत्प्रेरणामा कर्मचारीले चाहेको व्यवहार नगरेमा कारबाही वा दण्डको सम्भावना रहन्छ।

सकारात्मक र नकारात्मक उत्प्रेरणामध्ये कुन ठीक हो? किन?

स्रोत नोटमा सकारात्मक उत्प्रेरणालाई बढी उपयुक्त मानिएको छ। किनभने काम गर्दा कर्मचारीका आवश्यकताहरू पूरा हुने, पुरस्कार तथा सुविधा प्राप्त हुने र कर्मचारीले आफ्नो प्रयास तथा समय काममा लगाउने वातावरण सिर्जना हुन्छ। यसले कर्मचारी र संगठनबीच सकारात्मक सम्बन्ध विकास गर्न सहयोग गर्दछ।

मास्लोको आवश्यकता सम्बन्धी सिद्धान्त

प्रत्येक व्यक्तिका केही न केही किसिमका आवश्यकता पूरा गर्नका निम्ति उत्प्रेरित हुन्छन्। हरेक व्यक्तिका आवश्यकता एउटै किसिमका हुँदैनन् र एक तहको आवश्यकता पूरा भएपछि अर्को तहको आवश्यकता उत्पन्न हुन सक्छ। यसै आधारमा मास्लोले आवश्यकतालाई विभिन्न तहमा वर्गीकरण गरेको सिद्धान्त प्रस्तुत गरेका छन्।

उपयोगिता

• मानिसका आवश्यकताहरूलाई क्रमबद्ध रूपमा बुझ्न सहयोग गर्दछ।
• उत्प्रेरणाको दृष्टिकोणबाट सरल, व्यावहारिक तथा कार्यमा व्यक्तिको व्यवहार बुझ्न उपयोगी छ।
• यस सिद्धान्तअनुसार उत्प्रेरणाका उपाय कार्यान्वयन गर्न सजिलो हुन्छ।
• यस सिद्धान्तलाई संगठनात्मक जीवन मात्र नभई वास्तविक मानव जीवनमा पनि उपयोग गर्न सकिन्छ।
• व्यवस्थापकले कर्मचारीका विभिन्न तहका आवश्यकताहरू पहिचान गरी सन्तुष्टि प्रदान गरेर अपेक्षित परिणाम हासिल गर्न सक्छन्।

आलोचना

• सबै व्यक्तिका आवश्यकताहरू एउटै निश्चित श्रेणी वा क्रममा अनुभव हुन्छन् भन्ने मान्यता व्यवहारमा सधैँ मिल्दैन।
• यस सिद्धान्तले व्यक्तिका मानवीय स्वभावका सबै पक्षलाई पर्याप्त रूपमा समेट्न नसकेको मानिन्छ।
• वातावरणीय प्रभावलाई पर्याप्त रूपमा समेट्न नसकेको आलोचना गरिन्छ।
• विभिन्न देशको आर्थिक, सामाजिक, सांस्कृतिक तथा धार्मिक अवस्था एकनास नहुने भएकाले सबै वातावरणमा एउटै रूपमा लागू गर्न कठिन हुन्छ।

हर्जबर्गको उत्प्रेरणाको सिद्धान्त अनुसार उत्प्रेरणा तत्व उल्लेख गर्नुहोस्।

हर्जबर्गको उत्प्रेरणाको सिद्धान्त सन् १९५० को दशकमा अमेरिकी व्यवस्थापक तथा अनुसन्धानकर्ता Frederick Herzberg ले मानिसहरूलाई कुन कुराले सन्तुष्ट र कुन कुराले असन्तुष्ट बनाउँछ भन्ने विषयको अध्ययन गरी प्रतिपादन गरेका हुन्। हर्जबर्गले तत्वहरूलाई दुई भागमा विभाजन गरेका छन्:

१) स्वास्थ्य / Hygiene तत्व

यी तत्वहरूको उपस्थिति कर्मचारीलाई सन्तुष्ट बनाउने भन्दा पनि असन्तुष्टि हुन नदिन महत्वपूर्ण मानिन्छ। स्रोतमा उल्लेख भएका तत्वहरू:

• कम्पनीको नीति तथा प्रशासन
• सुपरिवेक्षकसँगको सम्बन्ध
• कार्यस्थिति
• तलब
• सहकर्मीसँगको सम्बन्ध
• व्यक्तिगत जीवन
• पद
• सुरक्षा
• सुपरिवेक्षण
• मातहतका कर्मचारीसँगको सम्बन्ध

२) उत्प्रेरणा तत्व

• उपलब्धि
• चुनौतीपूर्ण जिम्मेवारी
• मान्यता
• उत्तरदायित्व
• उन्नति
• कार्यमा वृद्धि / कार्य विस्तार

उत्प्रेरणाको परिभाषा दिनुहोस्। संगठनमा उत्प्रेरणा किन महत्वपूर्ण हुन्छ?

कर्मचारीलाई विभिन्न तरिकाले प्रेरित गर्दै संगठनका लक्ष्य हासिल गर्न मानसिक तथा शारीरिक रूपमा तत्पर बनाउने प्रक्रिया नै उत्प्रेरणा हो। संगठनमा उत्प्रेरणाको महत्व निम्न छ:

१) उत्पादकत्वमा वृद्धि

उत्प्रेरणाले कर्मचारीलाई संगठनका सम्पूर्ण साधन-स्रोतको उचित प्रयोग गरी उत्पादकत्व बढाउन प्रेरित गर्दछ।

२) परिवर्तनका लागि तयार

हरेक कर्मचारी आफ्नो काम, कार्य वातावरण, उपकरण वा अवस्थासँग अभ्यस्त हुन्छ। उत्प्रेरणाले उनीहरूलाई नयाँ परिस्थिति तथा परिवर्तन स्वीकार गर्न सकारात्मक बनाउँछ।

३) मानव संसाधनको प्रभावकारी उपयोग

कुनै पनि संगठनका लक्ष्य प्रभावकारी रूपमा प्राप्त गर्न मानवीय संसाधनको उचित प्रयोग गर्नुपर्दछ। उत्प्रेरणाले मानव संसाधनलाई प्रभावकारी रूपमा उपयोग गर्न सहयोग गर्दछ।

४) अनुपस्थिततामा कमी

कर्मचारी वास्तविक रूपमा उत्प्रेरित हुँदा संगठनमा उपलब्ध साधन-स्रोतको उचित प्रयोग हुन्छ, कर्मचारी आफ्नो कार्यसम्पादन गर्न प्रेरित हुन्छन् र कार्य वातावरण राम्रो बन्दछ। यसले अनुपस्थिततासमेत घटाउन सहयोग गर्दछ।

५) मनमुटाव तथा अन्तरसम्बन्धमा सुधार

उत्प्रेरणाले कर्मचारी र व्यवस्थापनबीच सुमधुर सम्बन्ध स्थापना गर्न मद्दत गर्दछ। कर्मचारी-कर्मचारी तथा व्यवस्थापन-कर्मचारीबीच अनावश्यक मनमुटाव सिर्जना हुन नदिई सकारात्मक सम्बन्ध विकास गर्न सहयोग गर्दछ।

उत्प्रेरणाका तरिकाहरू के के हुन्? वर्णन गर्नुहोस्।

१) आर्थिक प्रोत्साहन

हरेक कर्मचारीका आधारभूत आवश्यकता पूरा गर्न आर्थिक प्रतिफल तथा नगद सम्मानका विभिन्न उपाय अपनाउन सकिन्छ। यसले कर्मचारीलाई संगठनका निम्ति काम गर्न उत्प्रेरित गर्दछ।

२) सहभागिता

कर्मचारीलाई निर्णय निर्माण प्रक्रियामा सहभागी बनाएर उनीहरूलाई उत्प्रेरित गर्न सकिन्छ। निर्णय गर्दा कर्मचारीका विचार तथा सुझाव समेट्दा उनीहरूले आफूलाई व्यवस्थापनले महत्व दिएको अनुभव गर्दछन्।

३) अधिकार प्रत्यायोजन

कर्मचारीलाई सम्पादन गर्नुपर्ने कामका लागि आवश्यक निर्णय लिन पाउने अधिकार प्रदान गर्दा जिम्मेवारी र आत्मविश्वास बढ्छ। आवश्यक निर्णय आफैँ लिन पाउने अधिकार प्रत्यायोजनले कर्मचारीलाई प्रेरित गर्दछ।

४) जागिरको सुरक्षा

कर्मचारीले आफ्नो जागिर सुरक्षित भएको महसुस गरेमा संगठनका निम्ति लामो समयसम्म काम गर्न उत्साहित हुन्छन्। स्थायी कर्मचारीले कामप्रति बढी चासो देखाउन सक्छन्।

५) कार्य विस्तार

कार्य विस्तार भन्नाले कर्मचारीले गर्नुपर्ने कामको दायरा बढाउनु हो। कर्मचारीले गरिरहेको काममा पहिलेका कामसँग सम्बन्धित नयाँ काम थपेर जिम्मेवारी र अनुभव बढाउने कार्यलाई कार्य विस्तार भनिन्छ।

पाठ ७.२: सुपरिवेक्षण (Supervision)

१) सुपरिवेक्षणको अर्थ लेख्नुहोस्।

सुपरिवेक्षण शब्दको अर्थ उच्च तहका व्यवस्थापकले आफ्नो मातहतमा रहेका कर्मचारीका क्रियाकलापको अवलोकन गर्ने प्रक्रिया हो।

२) सुपरिवेक्षणका उद्देश्य / भूमिकाहरू पहिचान गर्नुहोस्।

योजनाकारको भूमिका

कार्यस्थलमा दैनिक रूपमा सम्पन्न गर्नुपर्ने कामहरूको योजना बनाउने कर्तव्य सुपरिवेक्षकको हुन्छ। कार्य विभाजन गरी कर्मचारी वा कामदारलाई कार्यदक्षताअनुसार कामको जिम्मेवारी सुम्पिने काम पनि सुपरिवेक्षकले गर्दछ।

व्यवस्थापकको भूमिका

सुपरिवेक्षक व्यवस्थापनको एक महत्वपूर्ण अंग हो। कार्यस्थलमा रहेको दैनिक क्रियाकलाप सञ्चालन गर्नका निम्ति मानवीय तथा गैरमानवीय संसाधनको व्यवस्थापन गर्नुपर्दछ। मेसिन, उपकरण, कच्चा पदार्थ आदि समयमा उपलब्ध गराउने जिम्मा पनि लिन्छ।

संस्थामा सुपरिवेक्षकले के भूमिका खेल्दछ?

१) योजनाकारको भूमिका

कार्यस्थलमा दैनिक रूपमा सम्पन्न गर्नुपर्ने कामहरूको योजना बनाउने, कार्य विभाजन गर्ने र कर्मचारीलाई कार्यदक्षताअनुसार जिम्मेवारी सुम्पिने कार्य सुपरिवेक्षकको हुन्छ।

२) व्यवस्थापकको भूमिका

कार्यस्थलका दैनिक क्रियाकलाप सञ्चालन गर्न आवश्यक मानवीय तथा गैरमानवीय संसाधन व्यवस्थापन गर्ने, मेसिन, उपकरण, कच्चा पदार्थ आदि समयमा उपलब्ध गराउने काम सुपरिवेक्षकले गर्दछ।

३) मार्गनिर्देशनको भूमिका

काम गर्नका लागि उत्प्रेरणा दिने, काम गर्ने र नगर्ने तरिका बताउने तथा कार्यसम्पादनमा आवश्यक निर्देशन प्रदान गर्ने भूमिका सुपरिवेक्षकले निर्वाह गर्दछ।

४) नेताको भूमिका

सुपरिवेक्षकले आफ्नो मातहतमा रहेका कर्मचारीलाई निर्देशन दिनु तथा उनीहरूलाई संगठनका उद्देश्यतर्फ प्रेरित गर्नु नेतृत्वसम्बन्धी भूमिका हो।

५) मध्यस्थकर्ताको भूमिका

सुपरिवेक्षकले कर्मचारी तथा व्यवस्थापनबीच पुलको भूमिका खेल्दछ। व्यवस्थापनका योजना, नीति, रणनीति, मार्गनिर्देशन र कार्यविधि कर्मचारीलाई बुझाउने तथा कार्यान्वयनका उपलब्धिहरूको जानकारी उच्च व्यवस्थापकलाई गराउने काम सुपरिवेक्षकको हुन्छ।

सुपरिवेक्षणका महत्वहरू उल्लेख गर्नुहोस्।

• योजना कार्यान्वयनमा सहयोग
• नियमित तथा प्रभावकारी सुपरिवेक्षण
• उत्प्रेरणाको स्रोत
• सकारात्मक कार्यात्मक एकता
• छलफल तथा समस्या व्यवस्थापन

असल / प्रभावकारी सुपरिवेक्षणलाई प्रभाव पार्ने तत्वहरू

१) स्पष्ट निर्देशन तथा मार्गनिर्देशन

कर्मचारीलाई स्पष्ट निर्देशन तथा मार्गनिर्देशन दिइएको छ भने उनीहरूले सजिलै कार्यसम्पादन गर्न सक्छन्। उचित सुपरिवेक्षणमा आवश्यक सूचना तथा कार्यपद्धति स्पष्ट रूपमा उपलब्ध गराउनुपर्दछ।

२) सुपरिवेक्षकको क्षमता

माथिल्लो तहदेखि तल्लो तहसम्म व्यवस्थापकले आफ्ना मातहतका कर्मचारीको सुपरिवेक्षण गर्नुपर्दछ। कर्मचारीलाई उत्प्रेरणा दिने, उपकरण आदिको सञ्चालन, प्राप्त उपलब्धिको मापन तथा मूल्यांकन गर्न आवश्यक व्यवस्थापकीय ज्ञान र प्राविधिक ज्ञान हुनुपर्दछ।

३) नेतृत्व कला

सुपरिवेक्षकमा कुशल नेतृत्व कला हुनुपर्दछ। मातहतका कर्मचारीलाई मार्गनिर्देशन गर्ने, समन्वय गर्ने, उत्प्रेरित गर्ने तथा कर्मचारीको गल्तीलाई उचित रूपमा समाधान गर्ने क्षमता आवश्यक हुन्छ।

४) सञ्चार कला

कर्मचारीलाई सम्पन्न गर्नुपर्ने काम तथा विभिन्न निर्देशन/मार्गनिर्देशन सुलभ, स्पष्ट र प्रभावकारी सञ्चार प्रणालीबाट प्रवाह हुनुपर्दछ। प्रभावकारी सञ्चार नभए कर्मचारीले बुझ्ने र बुझाउने कार्य कमजोर हुन सक्छ।

५) मानव सम्बन्ध कला

सुपरिवेक्षकले आफ्नो मातहतका कर्मचारीका भावना, दृष्टिकोण, समस्या, व्यवहार आदि राम्ररी बुझ्न सक्नुपर्दछ। कर्मचारीका गुनासा तथा समस्यालाई बुझी समाधान गर्ने उपाय खोज्ने र मातहतका कर्मचारीको मन जित्न सक्ने गुण प्रभावकारी सुपरिवेक्षणका लागि आवश्यक हुन्छ।

पाठ ७.३: सञ्चार (Communication)

सञ्चार भनेको के हो?

एक व्यक्तिदेखि अर्को व्यक्तिसम्म विभिन्न तथ्य, जानकारी, सूचना, विवरण, अनुभव, सिप, सुझाव, सल्लाह, धारणा आदि पुर्‍याउने तथा आदानप्रदान गर्ने प्रक्रियालाई सञ्चार भनिन्छ।

सञ्चारका चित्रहरू

१) ठाडो सञ्चार (Vertical Communication)

२) तेर्सो सञ्चार (Horizontal Communication)

३) स्रोतमा देखाइएको व्यवस्थापकीय सञ्चार सम्बन्ध

नेपाली संस्थाहरूमा / प्रभावकारी सञ्चारमा देखिने अवरोधहरू

१) सांगठनिक अवरोध

कर्मचारीको संगठनात्मक संरचना, नियन्त्रण प्रणाली, विश्वासको स्थान, तह तथा सूचनाको प्रवाहसम्बन्धी व्यवस्थाका कारण सूचना सही व्यक्तिसम्म सही समयमा पुग्न कठिन हुन सक्छ।

२) भौतिक अवरोध

कार्यालयको भौतिक संरचना, कार्यालय स्थान तथा उपकरणहरूको कारणबाट उत्पन्न हुने अवरोधलाई भौतिक अवरोध भनिन्छ।

३) मनोवैज्ञानिक अवरोध

प्रेषक तथा प्राप्तकर्ताबीच हुने मनोवैज्ञानिक अवस्था, एकअर्काप्रतिको नकारात्मक धारणा, हिनताबोध, डर, लाभ, पूर्वाग्रह आदि कारणले सञ्चारमा उत्पन्न हुने समस्यालाई मनोवैज्ञानिक अवरोध भनिन्छ।

४) भाषागत अवरोध

प्राप्तकर्ताले बुझ्न कठिन शब्दको चयन, स्पष्ट भाषा प्रयोग नगर्नु वा शब्दको अर्थ फरक बुझिनुका कारण सञ्चार प्रभावकारी हुन नसक्ने अवस्थालाई भाषागत अवरोध भनिन्छ।

५) प्राविधिक अवरोध

प्राविधिक गडबडी तथा सूचनाको भार अत्यधिक हुनेजस्ता अवस्थाले सही रूपमा प्राप्तकर्तासम्म सूचना पुग्न नदिँदा प्राविधिक अवरोध सिर्जना हुन्छ।

प्रभावकारी सञ्चारका अवरोधहरू उल्लेख गर्नुहोस्।

स्रोतमा सूचीबद्ध मुख्य अवरोधहरू: सांगठनिक, भौतिक, मनोवैज्ञानिक, भाषागत र प्राविधिक अवरोध।

सञ्चार भनेको के हो? यसको प्रकारहरू वर्णन गर्नुहोस्।